ดร.สุขยืน เทพทอง
ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กร
.
ญี่ปุ่นมีเทคนิค แนวคิด หรือจะเรียกว่าเป็นปรัชญาในการทำงานที่น่าสนใจและหลากหลายและเทคนิคนี้เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่จะช่วยให้การทำงานของคุณไม่น่าเบื่อหน่าย รักษาความกระฉับกระเฉง ผลิตงานมากมายได้สำเร็จดังใจหวัง
.
การผลิตในเชิงอุตสาหกรรมแบบเดิมๆ นิยมผลิตสินค้าโมเดลเดียวซ้ำๆ ปริมาณมากๆ แต่การกระทำดังกล่าวก็ก่อให้เกิดผลเสีย กล่าวคือ ทำให้ลูกค้าที่ซื้อโมเดลอื่นต้องรอนานจากการรอรอบการผลิตทั้งที่อาจจะสั่งซื้อก่อน ในขณะเดียวกัน คน วัตถุดิบ เครื่องมือเครื่องจักร และทรัพยากรในส่วนอื่นๆ ก็มีการใช้ที่ไม่เต็มประสิทธิภาพ “เฮจุงกะ (Heijunka)” เป็นเทคนิคที่ผู้เขียนได้รู้จักจากการไปดูงานที่โรงงานผลิตรถยนต์ชั้นนำแห่งหนึ่ง วัตถุประสงค์หลักของ “เฮจุงกะ” คือ เป็นการปรับแผนการผลิตเพื่อลดเวลาการผลิต (Lead time) ที่บรรดาลูกค้าต้องรอจากการสั่งซื้อสินค้าชนิดที่ต่างกัน ช่วยให้ลูกค้าได้รับสินค้าตามออเดอร์ไปตามลำดับ ถึงแม้จะมีรูปแบบสินค้าที่แตกต่างกันก็ตามที ในขณะที่คนและเครื่องจักรก็สามารถทำงานไปได้อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
.
ประเด็นที่น่าสนใจอย่างยิ่ง คือ “เฮจุงกะ” ยังช่วยในการเพิ่ม Productivity ของคนด้วย ท่านเคยสงสัยหรือไม่ว่าหากเราสลับ “งานง่าย” กับ “งานยาก” เข้าไปในแผนการทำงานแต่ละวันจะช่วยให้งานของเรามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากน้อยเพียงใด? ที่โรงงานผลิตรถยนต์แห่งนี้จะมีการผลิตรถอยู่ประมาณ 10 รุ่นย่อย และถ้าแบ่งเป็นกลุ่มใหญ่ๆ ก็จะแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มรถปิคอัพกับอีกกลุ่มหนึ่ง คือ รถเอนกประสงค์ (PPV) ซึ่งแน่นอนว่ารถปิคอัพกับรถเอนกประสงค์ย่อมมีการผลิตที่มีความยากและง่ายที่แตกต่างกันโดยรถปิคอัพจะผลิตได้ง่ายกว่าเนื่องจากมีอุปกรณ์ต่างๆ น้อยกว่า มีขั้นตอนและความซับซ้อนน้อยกว่า จึงถือเป็น “งานง่าย” ในขณะที่รถเอนกประสงค์จะมีอุปกรณ์ กระบวนการ และใช้เวลาที่มากกว่าจึงถือเป็น “งานยาก”
…
.
เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากดีลเลอร์ต่างๆ แทนที่โรงงานจะผลิตหรือประกอบรถยนต์เพียงโมเดลเดียวไปรวดเดียว โรงงานได้นำเทคนิค “เฮจุงกะ” มาใช้ โดยมีการประกอบรถปิคอัพและรถเอนกประสงค์สลับกันไปตามความเหมาะสม ทำให้พนักงานไม่รู้สึกเหน็ดเหนื่อยเมื่อยล้ากับการทำงานยากๆ ซ้ำๆ และนานๆ แต่ได้ผ่อนคลายจากการสลับมาทำงานที่ง่ายบ้าง ผลที่เกิดขึ้น คือ นอกจากจะได้ผลงานบรรลุตามเป้าหมายแล้วพบว่าคุณภาพชีวิตในการทำงานของพนักงานก็ดีขึ้นด้วย
.
ในแต่ละวันเรามักจะระบุกิจกรรมหรืองานที่จะต้องทำ (To-do list) ว่ามีกี่ชิ้น และอาจจะระบุว่าทำในช่วงเวลาใด โดยไม่ได้คำนึงถึงความยากง่ายของงานแต่อย่างใด บ่อยครั้งที่ทำให้รู้สึกกดดัน เครียด เหนื่อยล้าโดยไม่ทราบสาเหตุ ทั้งๆ ที่คิดว่าตนเองน่าจะทำได้แต่กลับทำไม่ได้ ผล คือ งานไม่แล้วเสร็จตามเป้าหมาย
.
งานแต่ละชิ้นมีความยากง่ายที่แตกต่างกัน “งานยาก” คือ งานที่ใช้เวลา ความคิด หรือความซับซ้อนในการทำงานมากกว่า “งานง่าย”
.
สมมติท่านมีงาน 5 ชิ้นที่ต้องทำในวันนี้ หากท่านเลือกที่จะทำงานง่ายๆ ทั้งหมดก่อนแล้วงานยากเอาไว้ทำทีหลัง บรรดางานง่ายๆ อาจจะเสร็จทั้งหมด แต่งานยากๆ ที่เหลืออาจจะทำไม่ทัน หรือหากท่านเลือกทำงานยากๆ ก่อน ท่านก็อาจจะเคร่งเครียดเหน็ดเหนื่อยเกินกว่าจะทำงานง่ายๆ ที่เหลือก็เป็นได้ ซึ่งน่าเสียดายอย่างยิ่ง และหากท่านไม่ได้คำนึงถึงความยากง่าย ท่านอาจจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเหตุผลที่งานมักไม่แล้วเสร็จตามเป้าหมายเกิดจากเหตุใด การจัดลำดับทำงานง่ายสลับยากจะช่วยรักษาความสดชื่นไว้ดีกว่า
.
วันนี้ไม่ว่าท่านจะมีงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำกี่ชิ้นก็ตาม ระบุขึ้นมาให้เหมาะสมกับระยะเวลาที่มี แล้วดีไซน์จัดลำดับเสียใหม่ โดยจัดลำดับงานง่ายกับงานยากสลับกันไป จะช่วยให้สามารถรักษาระดับพลังงาน ความมุ่งมั่น ทำงานได้อย่างลื่นไหล และช่วยพัฒนาศักยภาพหรือ Productivity ในการทำงานต่อไปในอนาคตอีกด้วย